Jerónimo Palacios

Kanban (III): Reuniones y roles en Kanban

Después de haber visto qué es Kanban y cuales son sus reglas más importantes, en este artículo veremos cuales son las técnicas de management más importantes del método.

Desde 2008, Kanban ha evolucionado positivamente para crear un método que pretende dar soluciones a establecer un sistema que permita gestionar el flujo de trabajo en una organización, permitiendo un estado de auto-organización que de respuestas a la complejidad creciente, especialmente en entornos de desarrollo de software.

Para ello, además de los tableros kanban, junto con las políticas, límites WIP y clases de servicio, existen una serie de roles y reuniones que pueden ser adoptados en Kanban.

Kanban, a diferencia de Scrum, no prescribe roles o reuniones. Éstos han sido destilados a partir de la observación en organizaciones que han adoptado el método y lo han evolucionado de forma colaborativa.

Principios del cambio en Kanban

Los tres principios de cambio del método Kanban, que son una guía para su implementación son:

  1. Empieza con lo que haces ahora
  2. Entiende los procesos existentes, tal y como son actualmente
  3. Respeta los títulos, roles y trabajos existentes

Pro tanto, en este artículo se tocan aspectos orientados a la mejora de organizaciones que ya usan Kanban y lo están evolucionando. No son una prescripción de los mismos.

Roles en Kanban

Service request Manager

Se encarga de gestionar la demanda y los requisitos dentro del sistema Kanban, manejando las relaciones con los stakeholders y fomentando la transparencia dentro del sistema en torno a la priorización del trabajo. Alternativamente, este rol se puede llamar Product Manager, Product Owner o Service Manager.

Service Delivery Manager

Es responsable del flujo de trabajo dentro de un sistema Kanban y/o determinados ítems de trabajo y facilita el Kanban Meeting y el Delivery Planning. Algunos nombres alternativos son Flow Manager, Delivery Manager o incluso Flow Master.

Reuniones en Kanban

Kanban define siete cadencias o reuniones para gestionar el flujo de trabajo a nivel organizacional, programa o equipo. Todas ellas están interconectadas y dan feedback para la evolución y gestión del flujo de trabajo.

Replenishment Meeting

De cadencia semanal, el objetivo de esta reunión es establecer prioridades y seleccionar cuales son las siguientes prioridades de trabajo. Se mueve trabajo a los commitment point del sistema Kanban. Por servicio.

Daily Kanban

De cadencia diaria, es una reunión en la que los miembros del equipo de un sistema o parte de un sistema Kanban se reúnen cada día para evaluar el trabajo en curso y acciones a tomar. Esta cadencia se produce para cada uno de los servicios dentro de un sistema.

Service delivery meeting

Esta reunión, cuya cadencia depende de cuando se entregue software al cliente, está orientada a examinar y mejorar la efectividad del servicio.

Delivery Planning meeting

Esta reunión se produce a demanda para revisar y planificar entregas al cliente. La diferencia con la anterior es que, mientras esta se orienta a planificar actividades de entrega, la anterior se orienta a examinar y mejorar el servicio.

Strategy Review

Durante esta reunión, se seleccionan los servicios que deben proveerse a nivel organizacional y definir la «Idoneidad para el fin» (Fitness for purpose) del mismo, así como establecer las condiciones necesarias y dar dirección al servicio.

Operations Review

El objetivo es entender el balance entre servicios, desplegar recursos para maximizar la entrega de valor de acuerdo con las expectativas de los clientes.

Risk Review

Esta reunión se hace para entender los riesgos asociados a la entrega de valor, por ejemplo a través de la acumulación de impedimentos.

Seguir leyendo

Este artículo cierra la serie de introducción a Kanban. Si quieres, puedes descargar y seguir leyendo la guía de Kanban. Si tienes más dudas, también puedes enviarme un correo e intentaré escribir sobre el tema más adelante en el blog.