Laura Jiménez

Taller Retrospectiva, aprendiendo a mejorarlas

Siempre he entendido la retrospectiva como el evento más importante para cualquier equipo que quiera mejorar. En Scrum, todos los eventos que se describen son necesarios, tienen un por qué y un para qué muy definidos. En Lean Kanban ocurre exactamente lo mismo con sus siete cadencias. En cualquier práctica ágil en la que se trabaje por equipos, la retrospectiva sigue siendo el foco central de la evolución de estos.

· Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas.
· A intervalos regulares el equipo reflexiona sobre cómo ser más efectivo para a continuación ajustar y perfeccionar su comportamiento en consecuencia.
Agile Manifesto

No considero que hacer bien una retrospectiva sea algo fácil. Al fin y al cabo, estamos hablando de personas, de sus capacidades, conocimientos y emociones. En este evento también tratamos las herramientas, los procesos y la calidad, pero me gustaría centrarme en la primera parte.

Aprender practicando

Una de las cosas que tengo más clara desde que trabajo en Jerónimo Palacios & Associates es que la mejor forma de aprender es haciendo. La práctica hace al maestro, pero aunque hayas estudiado mucho sobre algo, hasta que no experimentas con ello, no lo aprendes de verdad. Creo que es una de esas cosas que se aprenden por trabajar en una empresa como esta. Todos nosotros lo tenemos ya muy interiorizado y siempre proponemos hacer más dinámicas todas nuestras formaciones.

La segunda clave que aprendes gracias a como trabajamos en la empresa es saber adaptarse. Creo que nunca había adaptado el contenido de un taller o una conferencia en un tiempo tan corto como lo he podido hacer aquí. Y el taller de retrospectivas fue destacable por ello. Incluso durante el propio taller fuimos adaptando partes.

Existen muchos tipos de retrospectiva: de iteración, de final de proyecto, de escalado de producto…etc. También un sinfín de dinámicas para retrospectivas que pueden hacer que cada una de ellas sea original, diferente, entretenida. Pero una retrospectiva no tiene ese fin, debe ser útil, así que lo primero será plantear un objetivo. ¿Qué quieres conseguir?

Una retrospectiva en tiempo record

Nos propusieron hacer un taller de retrospectivas y nos pareció fantástico. Hasta que nos pusimos a pensar sobre lo que queríamos conseguir. Decidimos llevar la importancia de la práctica a la parte del taller. Para ello necesitábamos que hubiera un número de personas máximo y unos requisitos para el espacio que íbamos a usar. A lo largo de la semana previa, esto cambió tres veces y tuvimos que replantearlo todo para que funcionase como queríamos. Creo que fue lo más difícil de todo, plantear de forma práctica y experimental nuestra idea.

Una vez aclarado, nos quedamos con lo que queríamos que los asistentes se llevaran. Y es una parte muy importante que cuesta mucho aprender de otra manera: Experiencias.

Mi compañero tuvo una idea genial así que para poder hacer los grupos decidimos crear una empresa imaginaria y realizar una retrospectiva de empresa. Así nació LA Corporation. Originalidades aparte, Alberto preparó un storytelling brutal. Todos los asistentes se convertían en empleados de la empresa y participaban en esta retrospectiva anual. El objetivo era mejorar las retrospectivas que se hacen en los diferentes equipos de la empresa.

En el taller entraron 36 personas, que era nuestro máximo. Así que organizamos el trabajo por equipos para poder hacerlo más participativo y también más rápido a la hora de seleccionar temas.

Tras preparar equipos de seis, facilitamos una pequeña dinámica para que los miembros del equipo se conocieran un poco e hicieran equipo. La idea principal era que se tratasen una serie de casos concretos por equipo. Cada equipo debía preparar un solo caso de retrospectiva complicada que quisiera que toda la empresa tratara. Para ello debatían y rellenaban una ficha con la propuesta que después votarían entre todos los equipos. Después se compartía para que otros equipos pudieran también dar su visión y aportar sus experiencias.

El resultado del taller

Tras debatir entre todos los asistentes los dos casos y las propuestas de cada equipo, se generaron una serie de conversaciones que abrían un debate tras otro. En el cierre del taller destacamos los “puntos estrella” a la hora de organizar una retrospectiva y resumimos los puntos más importantes:

Timebox – controlarlo para conseguir que la experiencia sea efectiva y no se haga pesada.
Objetivo – la clave antes de organizar la retrospectiva. Sin un objetivo no es más que una reunión de personas que trabajan juntas.
Revisión del progreso – la base de la mejora continua, comprobar qué propusimos anteriormente y si nos ha servido o hay que hacer algo distinto.
Generar experimentos – sin ellos no podremos saber si algo que queremos cambiar nos funcionará.

Debido al espacio, tuvimos que adaptar algunas partes del taller que exigían movilidad. El resultado fue muy bueno, ya que pudimos tratar los dos casos más votados. Primero entre tres equipos cada caso. Después, puesta en común donde surgieron muchas más opciones que pudieron dar pistas al resto de asistentes.

Personas y relaciones

Curiosamente, los casos más votados tienen que ver con personas y relaciones. Estamos hablando de entornos complejos. Si además son equipos de personas con perfiles muy distintos, empezamos a hablar también de un entorno complicado. Para entender bien esta parte de los sistemas complejos, la matriz de Stacey siempre ayuda:

Experiencias ricas para todos

Seguimos aprendiendo, siempre. Experimentar es lo mejor que podemos hacer para aprender más rápido y mejor. Pero no hay que olvidar que el entorno debe ser seguro. En el caso de las retrospectivas, es muy importante no olvidar que es el evento más complejo y complicado. Conseguir buenos resultados cuando se trata de cambiar mentalidades, hablar de sentimientos, tratar emociones… Es una de las cosas más difíciles que he experimentado en equipos.

Nuestro experimento nos ha hecho aprender a acotar el contexto sobre el que vamos a hacer un taller. Algo que nos resultó muy complicado fue no saber el aforo ni las expectativas de un tema tan amplio. En futuras ocasiones deberíamos ser nosotros quienes pusiéramos los límites y se informase a los asistentes antes de inscribirse. Para que de esta forma que puedan tener más claro a dónde van y a qué van.

Este tipo de talleres, nos ayudan a empatizar, a ver la otra cara de la moneda y otras formas de pensar, son una parte muy bonita del aprendizaje. ¡Gracias por el feedback a los que pudisteis asistir! Es la mejor forma que tenemos de seguir mejorando.

Un evento para compartir y experimentar: Agility TRes60

Este dos de Junio se celebraba en el Paseo de la Castellana, en Madrid, un evento que parecía que iba a ser un día de compartir con amigos nuestras experiencias. Eso pensábamos muchos. Ha resultado ser un evento más grande de lo esperado, en el que hemos podido hablar, compartir y practicar un amplio repertorio de dinámicas que, estoy segura, muchos de los asistentes agradecieron sorprendidos.

He tenido el placer de formar parte de la organización del Agility TRes60 en su primera edición, con un grupo de personas que, desde luego son profesionales, pero sobre todo, grandes agilistas. En un entorno tan exigente como un evento multisala en parte open space, donde los asistentes elegían qué se haría, comidas, bebidas, campeonatos, etc… He vivido momentos de inspección y adaptación sobre la marcha, que te hacían ver que cualquier cosa era posible.

Un objetivo claro en la organización

Cuando mi amigo Youssef me contactó para preguntarme si me gustaría hacer un resumen gráfico del evento me emocioné como un niño cuando entra en una feria. Empecé a preguntarle de todo, sobre material, espacio, temática…etc. Quedaban pocos meses y yo quería tener las cosas claras. Fue sincero y me dijo que me calmara, que era algo pequeñito y había muchas cosas en el aire.

Como el qué me habían pedido estaba claro, quería contar con Patricia Parreira. Una artistaza que conocí en mi trabajo anterior, donde coincidimos con Youssef. Trabajamos juntos como Scrum Masters en un muy buen equipo Agile, así que ya conocemos bien nuestras capacidades. Era una experiencia que quería compartir con ella y se lo propuse. Así que tuvimos nuestras reuniones previas al evento para poner nuestras ideas en común.

Nuestra parte estaba clara, pero plantear un resumen gráfico sobre algo que no se sabe muy bien que será hasta el mismo día del evento…no dejaba tampoco mucha opción. Así que viniendo las dos de nuestros inicios artísticos, decidimos hacer un “esqueleto” que fuera flexible o se pudiera adaptar un poco y servir como base. También decidimos que no queríamos hacer lo mismo de siempre, así que ¿porqué no usar técnicas artísticas para algo como esto?. No era una facilitación gráfica al uso, de las que se hacen en directo al ir escuchando un discurso, teníamos tiempo de planificar, redibujar…lo que necesitáramos.

Un lugar perfecto y un equipo asombroso

Tuvo lugar en Liferay, que cuenta con unas instalaciones geniales que se pueden adaptar perfectamente a eventos como este. Contábamos con un espacio central, donde estaban el corazón del evento, la agenda, los votos, el campeonato de futbolín y la comida. Y teníamos dos salas más, una con gradas y cojines más tipoanfiteatro y otra grande con mesas para poder hacer dinámicas con juegos de tablero.

Pude ver como, según la necesidad, se adaptaba el espacio central. El responsable del espacio, con la ayuda de cualquier otro miembro de la organización, hacían lo imposible para sacar el máximo provecho de esta zona. Se ponían o quitaban sillas, mesas con ruedas, materiales que iban y venían. Desde luego, consiguieron su propósito.

Lo que pudimos ver en el evento

Los temas a tratar en el evento eran: devops, transformación, escalado, métricas, facilitación y coaching. Todo lo que allí sucedió fue en torno a estos temas centrales y permitió que diferentes perfiles de distintas organizaciones pudieran compartir experiencias, dudas y prácticas.

De la mano de mis compañeros Alberto Serrano y Nacho Navarro muchos asistentes pudieron probar la dinámica de Team Flow Kanban. Por el feedback que recibieron, podemos decir que fue un gran éxito. También tuve la suerte de compartir con Alberto Serrano una breve presentación de Management 3.0 en la que me encargué de la facilitación gráfica preparando una lámina de un flipchart con un buen resumen de los puntos más importantes. También tuvieron lugar varias charlas y dinámicas para reinventar organizaciones, iniciación al coaching, experiencias usando Scrum y Kanban en equipos de software, que animaban a la participación de los allí presentes.

Podría destacar muchas cosas, pero entre ellas, el equipo humano, las personas que se lanzaron a compartir experiencias, dudas, prácticas y el fin social del evento, porque el dinero recaudado se votó que fuera a la fundación Abracadabra.

Del evento me llevo…

Una de las experiencias más enriquecedoras como parte de una organización. Ayudando a los asistentes a entender, recordar y compartir todo lo que estaba sucediendo.
Compartir con personas, que se interesan por lo mismo que yo, vivencias muy prácticas que aportaban un gran valor.
Haber trabajado con un equipo impresionante de organizadores que han cuidado de nosotras (las facilitadoras) con mucho cariño y diligencia.
Lanzarme a la piscina a ofrecer un espacio de debate, resolución de dudas y trucos sobre facilitación con mi compañera.
Y por supuesto, formar parte también de un equipo que presenta, comparte y ayuda a entender mucho mejor que es lo que está pasando en las organizaciones.

No todo es cuestión de cultura, pero juega un papel muy importante

Antes de saber lo que significaba Agile, no existía para mí y mi entorno la parte cultural de una empresa. Las cosas eran así, sin más. Entrabas en una empresa y te adaptabas a su forma de hacer, estuvieras más o menos de acuerdo. Las cosas cambian, evolucionan, e igual que el trabajo mecánico ha cambiado por el trabajo del conocimiento, cada vez más, hablamos de cultura. Cultura de empresa como conjunto de saberes, creencias y pautas de conducta de un grupo social. Ahora, no solo cambiamos de trabajo porque nos guste más el puesto o porque el salario es más alto. Ahora también nos importa el pensamiento global de la empresa, por qué hacen lo que hacen. Y el más importante: por qué me gustaría que funcionara con mi aportación.

Desde que trabajo como Scrum Master, las entrevistas a las que he asistido siempre me han parecido bastante atípicas. Venía de trabajar en equipos de desarrollo de software y el conocimiento técnico siempre es mucho más importante que tus capacidades sociales, organizativas e interpersonales. Las preguntas eran más personales, quieren saber cómo reaccionarías, cómo entiendes algunas respuestas de personas, cómo conseguirías ayudar a otros. La principal diferencia entre un trabajo visible a uno invisible.

Cuando estaba decidida a buscar algo distinto y estaba en varios procesos de entrevistas, me contactó Alberto Serrano, con quién había trabajado antes de que se uniera a Jerónimo Palacios & Associates. Fue un mensaje: “Tengo que contarte algo que puede interesarte”.

Gestión de expectativas

No sé si llamarlo entrevista. Pero supongo que es lo que fue, porque ellos me contaban ~~lo que necesitaban~~, no, ~~lo que estaban buscando~~, tampoco, perdonad… En realidad me contaron lo que estaban haciendo y querían hacer y me preguntaron qué valor podría añadir. Claramente esto es un cambio de cultura muy grande. Los que me conocen, podrán imaginarse mi cara. Para los que no, soy una persona bastante expresiva y mi cara lo refleja todo según lo pienso. Mi expresión pasó de la confusión a la duda, el asombro, la incredulidad, esperanza y por último la felicidad. Felicidad, porque sin siquiera ser parte de ese equipo, ya estaban contando conmigo, confiando en mí y en mi criterio.

Alberto en su conversación con Jero, buscaba información formulando preguntas (creo que es deformación de Agile Coach). Mi respuesta fue quedarme en blanco. Estaba procesando todo lo que ocurría y tardé en responder porque no era, en ningún caso, lo que estaba esperando. Ambos me contaban la cantidad de ideas, propuestas, opciones a las que podría sumarme y… yo estaba, perdonad por la expresión, “alucinando pepinillos”.

La parte de mí que lo esquematiza todo intentaba quedarse con ese “¿qué esperan de mí?”. Pero mi mente creativa ya volaba muy lejos con un sinfín de ideas y cosas molonas que podríamos hacer. Aunque, aún tenía que pasar por un proceso de cambio para entenderlo del todo.

Cambio de cultura, cambio de mentalidad

Existe un proceso de adaptación a la cultura de un nuevo trabajo que cualquier persona y equipo necesita superar. Sobre todo cuando estamos hablando de querer ser el mejor equipo. En cualquier equipo existen una serie de procesos, flujos de trabajo o diferentes formas de hacer las distintas tareas. En mis experiencias previas, esto ya estaba definido, tenían claros los pasos a seguir y simplemente hay que preguntar y adaptarse. Aquí no.

Desde el principio, como contaba mi compañero Alberto en su llegada a la empresa: es un reto personal. Un cambio de mentalidad y un proceso de entendimiento y comprensión de la nueva cultura. A veces estamos confundidos al respecto. Pensamos que el cómo se hacen las cosas es cuestión de lógica cuando no tiene por qué. En muchos sitios ni siquiera se plantea, se da por hecho. Esto se convierte en personas incapaces de innovar y una empresa atascada. Aquí no.

El valor que aportamos

Tenía muchas ganas de demostrar todo lo que quería aportar. Y estaba perdiendo el foco en todo lo que tenía que aprender. Algo que además es necesario para que mis aportaciones sean realmente valiosas para mis compañeros, mi empresa y nuestros clientes.

Recuerdo haberles dicho una frase parecida a “si me comparo con vosotros soy un pececito”. Su respuesta fueron caras de confusión. Ninguno esperaba que me comparara con ellos. Entonces volví a las bases. En un equipo bueno, las personas se complementan. Son capaces de llevar a cabo distintas cosas, pero necesitan al resto para, como equipo, aportar mayor valor.

Personalmente es mi parte creativa la que más voy a aplicar en un principio mientras me formo con los mejores. Voy a retomar mi perfil de Diseño Gráfico. Le daré cariño a la web, campañas de marketing, merchandising… Lo mejor de todo es que no existe un puesto definido. Seguiré siendo Scrum Master en los clientes a quienes vayamos a acompañar, pero también voy a dar apoyo a todos mis compañeros en sus formaciones. La empresa va creciendo y hay que mimarla así que todos tenemos que darle lo que necesita.

Esto es solo el principio

Lo bueno que tiene trabajar con personas que creen en las personas y llevan el agilismo en las venas, es que todos los días aprendes algo de cada uno de ellos. Ya no solo por la experiencia profesional que puedan tener, sino porque ves distintas formas de pensar para llegar al mismo punto. El equipo hace que el cambio de cultura y mentalidad sea más fácil. Nadie da por hecho que sepas de todo ni que tenga que ser así. Eso crea un ambiente mucho más seguro a la hora de proponer y probar.

Mi experiencia a día de hoy es totalmente positiva, cada paso es emocionante. Tengo mucho que estudiar y hay mucho trabajo que hacer pero no me agobia. Me parece algo bonito, verlo crecer, crear algo juntos de lo que estar orgullosos. Y aunque la cultura que tenemos es muy distinta a todo lo que he vivido antes. Es cuestión de adaptarse poco a poco porque el equipo te ayuda. Prometo escribir más adelante para contaros si mi experiencia sigue por el mismo camino.