Radiadores de información

El Toyota Production System introduce el concepto de Control Visual como un grupo de herramientas o radiadores de información para mejorar la calidad, reducir los tiempos de espera y saber en que estado se encuentra el trabajo en cualquier momento.

Tres ejemplos de estas herramientas son:

• Kanban: Paneles visuales que reflejan el flujo que sigue el trabajo desde su comienzo hasta su entrega al usuario y asegurar el Just-in-time, regulando la demanda y la capacidad de ejecución.
• Value Stream Maps: Representaciones del flujo de valor y de los estados intermedios por los que el trabajo pasa para ir añadiendo valor hasta completar un producto, identificando procesos que no aportan valor -o generan desperdicio- y provocan desviaciones.
• Andon cords: Tipicamente elementos que permiten parar la producción en caso de que se detecten fallos o desviaciones. Se apoyan en el principio de Jidoka, evitar que productos con defectos pasen a la siguiente fase.

Durante el diseño del Prius, el ingeniero Jefe Takeshi Uchiyamada, que nunca había estado a cargo del diseño de un vehículo desde cero, decidió crear la Obeya Room (Gran sala).

Es una sala dedicada a contener toda la información relevante del proyecto en el que estaba trabajando, donde se producían las reuniones de toma de decisiones así como de seguimiento para asegurar que el proyecto se mantenía en curso y el producto entregado se hacía acorde a las necesidades de los usuarios que iban a utilizarlo. Ya hablamos anteriormente de la configuración de espacios físicos ágiles.

Las salas Obeya o sala de guerra han sido utilizadas como recurso cinematográfico en multitud de películas y también estamos acostumbradas a verlas en los centros de gestión de tráfico, ferroviarios o en las agencias espaciales, donde son conocidas como las salas de control de misión.

¿Cuales son los beneficios de los radiadores de información?

El concepto radiador de información fue popularizado por Alistair Cockburn. Asemejaba la información a los principios que siguen los gases y la luz, que tienden a ocupar todo el espacio disponible.

Cuando existe información y se radia al ambiente, las personas que tienen que participar o tomar decisiones en un entorno mejoran su capacidad de hacerlo. Solo por el hecho de tener disponible esta información.

Además, se producen eventos espontáneos de colaboración entre todos los implicados. Esto resulta en productos más competitivos, más resilientes y mejor dirigidos a los usuarios que tienen que utilizarlos.

El uso de radiadores de información además es un potente factor de reducción de costes. Al estar la información disponible, no es necesario realizar reuniones innecesarias ni generar reportes bajo demanda para satisfacer a stakeholders.

Esto habilita el empirismo, mecanismo básico de herramientas como Scrum o Kanban. Sus pilares son la transparencia, la inspección del trabajo y adaptación de la táctica en cualquier momento. Es imposible inspeccionar nada o adaptar nuestra táctica si no tenemos acceso a la información.

¿Qué radiadores de información puedo incorporar inmediatamente?

Si ya estás utilizando Scrum o Kanban, dispones de información básica que puede ser radiada inmediatamente a muy bajo coste:

• Product Goal: Comunicar el Product Goal en los eventos clave de Scrum. También en espacios abiertos. Disponibles para todo el mundo mejora el entendimiento y la transparencia sobre las metas en las que se está trabajando.
• Sprint Goal: Si el Product Goal habla sobre el futuro al que aspiramos a través de la implementación del Product Backlog, el Sprint Goal comunica cual es el objetivo más inmediato que queremos conseguir.
• Scrum board: El Scrum board está compuesto de aquellos Product Backlog Items (PBIs) que hemos seleccionado para este Sprint, junto con el Sprint Goal y un plan para conseguirlo.
• Kanban board: Tanto si utilizas Kanban como Scrum con Kanban, un Kanban board comunica como estamos regulando la demanda con la capacidad de ejecución del trabajo y cual es el estado del mismo.
• Work in Progress: Los límites WIP ayudan a mejorar la eficiencia de flujo en detrimento de la eficiencia ed recursos, pero permiten mejorar la adaptatividad y la agilidad de una organización, haciendo que sea más capaz de responder a cambios en el mercado.
• Métricas de producto: Las métricas de producto (número de usuario, ventas, time to market, unrealized value, etc…) nos ayudan a entender como los usuarios utilizan nuestro productos y son fundamentales en la toma de decisiones.
• Métricas de desarrollo de producto: KPIs como el número de incidencias, las builds, los defectos que tenemos o el estado de los tests nos ayudan a entender cual es el estado actual de nuestros incrementos de producto.

Estos son sólo algunos ejemplos de fácil incorporación, tanto en un espacio físico como en un espacio digital.

Beneficios e inconvenientes

A pesar de tener beneficios inmediatos y evidentes, algunas compañías son reacias a utilizar los espacios corporativos para mostrar estos elementos. Existen varios motivos.

Por un lado, hay quien piensa que mostrar estos datos es contraproducente para la moral. Puede que no nos sintamos cómodos con los mismos cuando nos damos de bruces con ellos cada mañana.

Por otro lado, el tráfico de información es una herramienta muy valiosa para mantener las cuotas de poder en una organización. Aquellos que ostentan la propiedad de la información tienden a ser vistos como activos más valiosos.

En cualquiera de los casos, se trata de falacias que fomentan una cultura de la anticolaboración. Limitan la agilidad y por tanto nuestra capacidad de adaptarnos como organización.