Gestión del tiempo

Los sistemas de gestión del tiempo se han vuelto extremadamente populares en los últimos años… con razón. No es raro escuchar hablar del cuadrante de Covey – basado en asignar importancia y urgencia –, el modelo OPA de Robbins o el famosísimo GTD de David Allen, pasando por técnicas más sencillas como Pomodoro o GSD. En español, múltiples y excelentes blogs llevan años tratando el tema de la gestión del tiempo: Berto Pena con ThinkWasabi, Jero en el Gachupas, Jeroen Sangoers con elcanasto.es, Óptima Infinito de José Miguel Bolívar o Dú Tudú, de Daniel Aguayo. Cualquiera de ellos tiene suficiente información para trabajar y mejorar la productividad de toda una vida.

Sin embargo, todos los sistemas tienen un precio. Y no hablo del coste de adquisición de un libro, o del precio de una formación personalizada. Hablo del coste oculto de cualquier sistema de gestión del tiempo, que se divide principalmente en tres aspectos: planificación, gestión y mantenimiento del propio sistema. Cuanto más complejo sea el sistema, más costosa será la curva de aprendizaje, mayores las dudas y más difícil lograr un éxito razonable. Cuanto más tiempo dediquemos al sistema en sí mismo, menos tiempo pasaremos cosechando los frutos de una mayor productividad.

Tras cinco años practicando y promulgando a los cuatro vientos las bondades de una buena gestión del tiempo, hago un alto y reflexiono: ¿Qué he conseguido? A nivel profesional, trabajar con más de veinte multinacionales y otras tantas pequeñas y medianas empresas, entidades públicas y universidades en el área de la consultoría y la formación, a pesar de la crisis. También emprender un par de proyectos profesionales que no han obtenido mucho éxito, a pesar de mi esfuerzo. A nivel formativo realizar un par de másteres y formaciones específicas en empresas y coaching. He obtenido una carrera de Psicología a distancia en la mitad de tiempo estándar, doblando la carga lectiva recomendada por la Universidad. A nivel personal otros tantos.

Sin embargo, no considero ningún éxito excepcional ninguna de las cosas que he comentado. Cualquier persona con un poco de disciplina y una formación medianamente amplia en gestión del tiempo sería capaz de conseguir esos mismos logros sin ningún tipo de problema. La realidad es que en general las personas son tan rematadamente malas en su gestión del tiempo, que socialmente está aceptado -más en España- que una baja productividad es el estándar, y conseguir objetivos excepcionales sólo está al alcance de unos pocos. El estudiante universitario medio no llega a más de un 20 o 30% de su capacidad total, y me refiero a la vida personal, no solamente a la parte académica. Es un aspecto totalmente olvidado por la pedagogía moderna.

Además, en España hay una tendencia adicional hacia personas que consiguen logros por encima de la media, y es la envidia -tomada a gusto de cada uno- tanto hacia los logros (no es para tanto, seguro que estaba enchufado) como hacia las personas. En psicología social hay una división cuando hablamos de sociedades amplias, y es tratarlas de individualistas y colectivistas. En las primeras los logros y fracasos tienden a tener un tinte personal (He conseguido éste éxito en base a mi esfuerzo) mientras que en las segundas se les carga con un tinte social (La culpa es de los demás)

Los sistemas de gestión del tiempo

Sería tentador concluir que el éxito en la gestión del tiempo depende de tener un buen sistema de gestión del tiempo. Sin embargo, no suele ser el caso. La mentalidad adecuada respecto a la gestión del tiempo es el factor más importante del éxito de un sistema, independientemente del mismo. No importa si usamos GTD, Pomodoro, Covey u OPA. La mentalidad adecuada respecto a la gestión del tiempo es simplemente dar valor a nuestro tiempo. Simplemente es una cuestión de autoestima. Si ves tu vida como algo valioso y significativo, entonces tu tiempo tendrá valor. Si desperdicias tu tiempo de forma habitual, es probable que no tengas una razón lo suficientemente fuerte como para gestionar bien tu tiempo. Ningún sistema marca diferencias si no se aborda el problema subyacente de la autoestima. Si no tienes propósitos significativos, entonces ¿Que razones tienes para mejorar tu productividad?. Es posible motivarse de vez en cuando, pero la motivación para mejorar por el simple hecho de hacerlo no dura eternamente.

Los sistemas de gestión del tiempo son seductores. Te engañan con la promesa de que al tener una mayor productividad, tendrás más tiempo libre, tendrás más ingresos e incluso ganarás autoestima. Y es probable que muchos de estos beneficios se hagan realidad. Sin embargo, también puede ser que el propio sistema se convierta en un obstaculo para conseguir avances reales. Así, centrando nuestra atención en el sistema, cada vez pasamos más tiempo organizándonos, priorizando objetivos e intentando probar cualquier software de productividad existentes. En realidad, lo último se convierte en hacer las tareas -que es el objetivo último del sistema- y es incluso molesto. Tener un sistema de gestión del tiempo proporciona la ilusión de ser productivo, pero cuando intentamos descubrir los principios que nos guían descubrimos un gran -en ocasiones enorme- castillo de naipes. No hay nada. Cuando sumamos todas las tareas, sólo descubrimos tareas de trabajo -las mismas que hacíamos antes- y trivialidades. Que se haga o no al final es una cuestión de poca importancia. A la larga, a nadie le importarán. Si te encuentras en esta situación, has perdido de vista el verdadero propósito de la gestión del tiempo.

¿Qué es la gestión del tiempo?

Vamos a eliminar todos esta complejidad y volver a las raices. ¿Qué es la gestión del tiempo? La esencia de la gestión del tiempo es la siguiente:

1. Decidir qué hacer
2. Hacerlo

Estos pasos son sencillos. Cualquiera puede entender la base de este sistema. Todos los sistemas de gestión del tiempo parten de qué hacer y terminan en hacer la tarea. Cuando comenzamos a añadir complejidad al sistema, las bases siguen siendo las mismas. Sin embargo, cuando intentamos optimizar, es cuando comienza la complejidad. Es en este paso donde estriban las diferencias entre sistemas de gestión del tiempo. En el momento en que comenzamos a establecer reglas de decisión que nos ayuden a optimizar nuestro tiempo, las posibles combinaciones tienden a infinito. Unas combinaciones darán como resultado mejores resultados que otras, así que la primera pregunta que debemos hacerle a nuestro sistema de gestión del tiempo es: ¿Cual es la mejor acción a realizar en este momento, y cual es la mejor manera de llevarla a cabo?

La respuesta a esta pregunta debe ser el propósito de cualquier sistema de gestión del tiempo. Los beneficios añadidos: organizarse mejor, sentirse bien y reducir el estrés están bien. Pero en última instancia, estos beneficios son antecedentes o consecuentes de la realización de la acción. ¿Qué vas a hacer y cómo vas a hacerlo?

La mayor parte de la literatura se centra en el paso 2: Cómo hacer. Existe un gran interés en cómo hacer las cosas. Este modelo funciona muy bien cuando somos ejecutores de tareas, y sólamente nos dedicamos a gestionar lo que llega a nuestras bandejas de entrada, pero… ¿Funciona este modelo con personas que tienen que participar activamente en la planificación de su vida y la priorización y elección de qué hacer?. En este caso, lo habitual es que si elegimos correctamente en el paso 1, no va a importar mucho lo que hagamos en el paso 2. Si decides hacer las cosas mal, no importa como de mal las hagas.

Decidir qué hacer

El paso 1 es mucho más difícil que el paso 2, lo cual es probablemente una de las razones de prestarle poca atención al mismo. Uno de los sistemas conocidos que intenta abordar la cuestión del paso 1 -qué hacer- es el cuadrante de Covey, que presta una especial atención a temas de alto nivel: propósitos, metas y funciones, más que de los proyectos y las tareas de bajo nivel. Sin embargo, en mi opinión no presta la atención necesaria a éstos temas. No hay más que ver algunas de las declaraciones que se consiguen con el sistema de Covey, en los que la meta queda expresada de forma absurda e insípida, políticamente correcta y poco clara. Un caso flagrante es el de muchas empresas.

El siguiente nivel en los roles, los objetivos y la misión es un nivel contextual, la realidad en que nos movemos día a día incluido nuestro papel en la misma. Si cambiamos de contexto, todo lo demás cambia también. Si cambian mis creencias espirituales, también experimentaré cambios en mi forma de relacionarme con el mundo, en mis relaciones interpersonales e incluso es posible que en todo mi enfoque profesional.

Ser preciso es muy importante

El aspecto más importante del contexto es la precisión. Tu contexto modela con precisión la realidad, o no lo hace. Esto incluye creencias y la aceptación de que tal y como enfoque esas creencias, estas pueden alterar la realidad. Si nos guiamos por creencias poco precisas -creer que por el hecho de desearlo vamos a hacernos ricos-, entonces las acciones que realicemos probablemente serán inutiles. Una persona con creencias incorrectas de alto nivel, simplemente no podrá ser productivo. Este hecho es algo muy común entre personas que han llegado a libros como El secreto y se han quedado en el hecho de la creencia. Cuando las cosas no suceden como ellos deseaban, entonces creen que el problema es no creer suficiente, cuando en realidad el deseo sólamente sirve para ponernos en acción. Podríamos estar cavando un agujero con la creencia de que encontraríamos un tesoro. Y, déjame decirte, que ese agujero sólo serviría para instalarnos un largo tiempo.

Lo más importante a la hora de gestionar mi tiempo es intentar entender la realidad con la mayor precisión. Esto significa que no puedo ignorar los datos. Todo lo que he experimentado -todo lo que creo que sé- de alguna manera debe estar integrado en mi enfoque de la gestión del tiempo. No pueden existir incongruencias. Mis creencias, pensamientos y acciones deben estar alineadas con la realidad.

Resolver incongruencias

Uno de los mayores errores en la gestión personal de nuestra vida es que nos permitimos tener incongruencias sin resolver en nuestra vida. Es sencillo si pensamos en la religión. Las personas dicen tener creencias sagradas, incluso las repiten una y otra vez y hacen proselitismo con ellas, sin embargo después es evidente que no actúan de acuerdo a esas creencias. Se etiquetan a sí mismos como débiles; ¿Por qué? Porque quizá una parte de ellos siente que esas creencias son correctas, mientra que otra parte piensa que no lo son. Y en lugar de resolver el conflicto, evitan pensar ello. Ocupan su mente con cosas triviales (como la productividad, por ejemplo) para evitar tener que enfrentarse a los grandes dilemas de su vida. Nuestro cerebro está preparado, por causas evidentes de evolución para evitar las incongruencias y darles una solución rápida. Así, pasan por ciclos de altos y de bajos en los que elijen frustrarse y aceptar una norma con la que no están totalmente de acuerdo, pero que en su interior creen que sienten que están obligados a seguir.

[box]Un ejemplo extremo de esta situación sería el trastorno bipolar. Muchas personas creen que el trastorno bipolar se refiere al hecho de que las personas polarizan su carácter, sin embargo el DSM-IV (Manual de referencia en diagnóstico clínico en psicología) establece que dos de los criterios de decisión diagnóstica en el trastorno bipolar son alternar entre periodos de manía o hipomanía (en el caso del trastorno bipolar Tipo II) y depresión. Estas personas también refieren conflictos personales internos.[/box]

La tensión que causa resolver incongruencias internas es real -lo que sentimos es real-, pero no hay que tenerle miedo. Yo he experimentado cambios importantes en mi vida a causa de este ejercicio y ha sido difícil todas y cada una de las veces. Pero no entiendo por qué aferrarse a un sistema de creencias poco preciso. Cuando se presentan nuevos datos (o entendemos los datos de una nueva manera), hay que encontrar una manera de integrarlo. Por lo menos, hay que abandonar las creencias incongruentes, y seleccionar las mejores.

[box]Jean Piaget, uno de los investigadores más importantes en Psicología Evolutiva, propuso que el desarrollo del ser humano se basa en dos mecanismos: la asimilación y la acomodación. Éstos dos mecanismos que actúan de manera inseparable, permiten integrar nuevos conocimientos en el desarrollo del ser humano desde que es un niño. Cuando algo nuevo aparece, intentamos asimilarlo en un esquema nuevo o acomodarlo en un esquema existente. Cuando la nueva información desborde los esquemas conocidos, no quedará más remedio que eliminar los esquemas existentes para realizar esquemas nuevos.[/box]

A pesar de los retos que supone, creo que este es el mejor enfoque. Problemas con los que he luchado durante años simplemente desaparecieron cuando adapté conscientemente mis creencias para mejorar mi propia experiencia, en lugar de aceptar ciegamente lo que otros me proponen. El mundo es un lugar lleno de falsas creencias que muchos -especialmente los mass media– aprovechan para manejarnos, por lo que confiar en nosotros mismos y en lo que pensamos cuando el mundo alrededor nos dice que nos equivocamos es un gran desafío.

La máxima simplificada de la gestión del tiempo es ser preciso. Para utilizar tu tiempo de manera eficaz, debes esforzarte por intentar comprender de la forma más precisa que puedas la realidad. Eso significa dar cuenta de los datos que tienes delante: percepción de la realidad, hechos, lógica, intuición, emociónes y el objetivo final es alinear todas estas cosas. Así, lo que digamos, sintamos, pensemos y hagamos será congruente. Lo exploraremos más adelante.