Cinco señales de un Daily Scrum disfuncional

Cuando se trata de analizar por qué un evento en Scrum no funciona, frecuentemente hay que mirar más allá del formato o de la actitud de los participantes y centrarse en los motivos profundos que hay detrás del funcionamiento del evento.

Anteriormente ya hemos hablado de la efectividad de los Scrum Masters, de cómo mantener vivas las iniciativas ágiles en tu organización y de cómo trabajar activamente para destruirlas. Hoy lo haremos desde el punto de vista del Daily Scrum.

A pesar de la importancia de este evento para favorecer la transparencia, la inspección y la adaptación, son muchos equipos los que perciben este evento diario como una carga en lugar de un espacio productivo para inspeccionar y adaptar el trabajo para conseguir metas.

Veamos los cinco signos más importantes de que el Daily Scrum no funciona.

Signos de que el Daily Scrum no funciona

Es un reporte

Los miembros del equipo Scrum van, uno por uno, explicando en qué estaban trabajando ayer y en qué van a trabajar a lo largo del día de hoy.

En aquellos equipos más inmaduros, a lo largo del tiempo se reduce a: “Voy a seguir trabajando en lo que hice ayer y seguiré haciendo mañana”. En muchas organizaciones esta es la oportunidad diaria para que Product Owners, Scrum Masters, Jefes de Proyecto y otras especies de la organización realicen su control diario para comprobar que todo el mundo está trabajando.

Por otro lado, este método es cómodo para los miembros del equipo Scrum que simplemente quieren marcar la casilla de “Hacemos Scrum” y seguir trabajando en lo suyo durante el resto del Sprint.

Responder a las tres preguntas

“¿Qué hice ayer para contribuir al Sprint Goal?” “¿Qué voy a hacer hoy para contribuir al Sprint Goal?” “¿Qué impedimentos tengo para conseguir el Sprint Goal?”

Esta es una variante del anterior. Normalmente indica que existe un Scrum Master que se leyó la guía de Scrum y quiere que se haga Scrum como-lo-dice-la-guía. En realidad no deberíamos esperar mucho más que en la versión anterior, ya que cuando alguien no quiere explicar que en esta organización no hay Sprint Goals ni planificación de producto porque trabajamos en proyectos de alcance, tiempo y coste cerrado, lo que hace es marear la perdiz un poco para responder lo mismo que hemos visto anteriormente.

De hecho, en la actualización de la guía de 2020 el uso de las tres preguntas se ha eliminado porque sus efectos eran más perniciosos que beneficiosos.

Falta gente

El Daily Scrum normalmente tiene dos o tres faltas de personas todos los días. Hay miembros del equipo que reportan por otros. Hay personas que comentan por Slack lo que iban a decir en el Daily Scrum y -en su versión más visual management– otras dicen que han actualizado los Post-its en el tablero.

La sensación es que la mayoría de los miembros del equipo Scrum no están involucrados con la forma de trabajar y ven el Daily Scrum como una carga en lugar de algo que pueda ser útil para ellos.

No ocurre sin el Scrum Master

El Scrum Master motivado se asegura de que haya un Daily Scrum todos los días a la misma hora y en el mismo lugar. Sin embargo, cuando se va de vacaciones o dejar la empresa, los que quedan corren a eliminar una reunión más que no les aporta valor, lo sustituyen por un Daily Stand-up asíncrono -🤦‍♂️- o directamente la van moviendo de un lugar para otro hasta que no se hace más.

Nunca hay follow-ups

Para mi sorpresa, todavía hay Scrum Masters que, con la excusa de seguir lo-que-dice-la-guía, limitan el Daily Scrum a 15 minutos y nunca permiten seguimiento a temas importantes que han salido durante el evento.

Sin embargo, estos eventos Kaizen espontáneos son tanto o más importantes que el propio Daily Scrum, ya que permiten la adaptación necesaria para poder alinearnos en torno a un objetivo común -el Sprint Goal-.

La importancia del Daily Scrum

Scrum está basado en tres pilares: Transparencia -todos sabemos lo que está ocurriendo-, inspección -podemos comprobar el trabajo conforme se hace- y adaptación -podemos cambiar la dirección táctica.

El Daily Scrum juega un papel fundamental en asegurar que durante el Sprint este proceso se sigue y nos permite adaptarnos a los problemas y necesidades que vamos encontrando.

Cuando el Daily Scrum se estanca es difícil que podamos realizar ningún tipo de adaptación porque no hay transparencia sobre donde estamos ni hacia donde vamos.

Y es en este tipo de situaciones donde se dan las marchas de la muerte al final del Sprint o directamente las cosas se van desbordando hacia el siguiente Sprint, eliminando la sensación de avance.

En un próximo post hablaré de cuales son los motivos por los que se dan estas -y otras- situaciones y donde aplicar esfuerzo para que poco a poco dejen de producirse.