Has decidido empezar con Kanban. O tu organización ya usa otros métodos como Scrum y quieres agilizar tu entorno de trabajo para adaptarte a la transformación digital. Has escuchado que Kanban puede ayudar con tu flujo de trabajo y facilitar la identificación de cuellos de botella en tu forma de trabajar actual. Este post es para ti.
Elementos clave para empezar con Kanban
Ten un tablero donde puedas visualizar el trabajo.
Necesitas un sitio -físico o digital- donde poder visualizar el flujo de trabajo. Mi recomendación es utilizar una pizarra física porque aporta otros múltiples beneficios, como la transparencia y la colaboración hacia otras áreas de la organización. También puedes utilizar soluciones electrónicas como JIRA o Kanban Tool.
Se transparente acerca de lo que pretendes hacer.
Si comienzas con el método Kanban y tu trabajo está relacionado con otros, éstos pueden sentir inquietud o miedo acerca de lo que estas intentando conseguir. Lo mejor es dedicar un poco de tiempo a explicar qué es Kanban y cómo puede mejorar el flujo de trabajo diario. Tener un acuerdo de que queréis intentar usar el método Kanban o al menos un tablero Kanban para visualizar vuestro trabajo es clave.
Identifica cuales son las fases que sigue el trabajo.
Un elemento de trabajo puede seguir varias fases, siendo muy comunes limitarse exclusivamente a “En Progreso”. Sin embargo, identificar otras fases ayudará a entender mejor el proceso y poder identificar problemas que se produzcan en estas fases.
En el tablero que acompaña a esta línea, se puede ver un protokanban -ya que no incorpora límites de trabajo- que se usa en recursos humanos para visualizar el trabajo que hace el departamento. Reclutamiento y Recursos Humanos.
Piensa en los límites que pondrías en cada una de las columnas
Una de las claves del éxito del método Kanban es limitar el trabajo en curso para mejorar el flujo de trabajo. Esto nos permite medir cuanto hacemos si tenemos más o menos elementos en curso. Además, ayuda a mantener el foco en lo que estamos trabajando en ese momento. Una medida puede ser establecer un límite de dos ítems por persona.
Escribir las políticas que rigen tu proceso actualmente y hacerlas públicas
¿Cuando se decide que algo está hecho? ¿Quien puede mover un ítem de un estado a otro? ¿Cuales son las reglas para un ítem que está bloqueado? Uno de las técnicas del método Kanban son las clases de servicio. Tener un tipo de servicio distinto por cada ítem ayuda a identificarlos y resolverlos más rápidamente.
Las clases de servicio tienen características explícitas. Normalmente su urgencia se mide por el coste de retraso. Por ejemplo, en el caso de una fecha de entrega que si se retrasa puede costar dinero a la compañía, se utiliza una política distinta de si es una tarea mecánica que aporta poco valor a la organización.
Medir y mejorar a través de modelos
Las métricas en Kanban ayudan a entender qué está pasando en el sistema. El número de elementos entregados por cada ciclo, el tiempo medio de finalización, el tiempo más común (mediana) o la desviación típica son métricas poderosas que hay que hacer explícitas y transparentes. Una vez que se tienen estos datos, se pueden aplicar pequeñas mejoras para evolucionar el sistema.
En la imagen de arriba se puede ver cuales son el número de tareas que este equipo termina cada día. Cual es el tiempo más común para terminar una tareas. Cual es el tiempo medio y cual es el acuerdo de servicio de este equipo.
El método Kanban tiene mucho más que no está cubierto por este artículo, pero estos pasos son fundamentales para cualquier implementación. También puedes seguir profundizando en el mismo.
José Manuel Beas tiene un magnífico artículo donde explica en más detalle el método Kanban.
También puedes descargar gratuitamente el libro Kanban Condensed Guide si quieres profundizar en el tema.