De gestionar personas a gestionar trabajo

Hace unos meses, mi amigo Pedro Ángel Serrano me escribió un correo para preguntarme si había probado Overcooked para Switch. Me decía que le había recordado a lo que vemos en el KSD y el KMP y que refleja muy bien como se originan los cuellos de botellas y se fomenta la colaboración.

Raudo y veloz, hace un par de semanas me lo descargué y me puse a disfrutar de él con mi mujer. Y no podría estar más de acuerdo con Pedro. Overcooked es un juego colaborativo muy sencillo orientado a preparar menús dentro de una historia apocalíptica. Cada nuevo nivel introduce nuecas recetas y retos para poder pasar al siguiente.

Aunque el juego se mueve dentro del dominio de lo complicado y no de lo complejo, es una buena introducción a la organización del trabajo. Después de dos o tres rondas jugando, quedó claro que cada uno de nosotros debíamos de hacernos cargo de una parte de la preparación de los menús y colaborar para darles el toque final (la entrega) o el lavado de los platos.

En Kanban gestionamos trabajo, no personas

He visto a varias personas jugar al juego y veo que intuitivamente tienden a intentar terminar trabajo en lugar de empezarlo (uno de los lemas del método Kanban). Sin embargo, ¿Cual es el problema cuando lo llevamos a un escenario real?

El problema es cultural. Como tradicionalmente el trabajo no sale adelante, tendemos a pensar que es una cuestión de organización o inlcuso de vagancia, así que intentamos controlar el trabajo de las personas, pasando de facto a controlarlas a ellas en lugar de controlar el trabajo.

Uno de los motivos intuitivos es que tendemos a juzgarnos a nosotros por nuestras intenciones y a los demás por sus acciones. Si observamos la portada del libro azul de Kanban, ¿Que nos sugeriría que está pasando si no existiera el tablero detrás de los protagonistas?

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En efecto, la falta de información sobre lo que realmente está ocurriendo y que nos aporta el tablero Kanban que hay tras ellos, dejaría toda esta situación en una mera discusión de oficina. La gente no trabaja lo suficiente.

Y así hemos desarrollado unos sistemas muy sofísticados de control de personal. Desde horas trabjadas hasta la gestión de proyecto, los hitos, las propuestas y los comités de revisión. Y sin embargo, ninguna de estas herramientas consigue mejorar nuestra tasa de finalización del trabajo. ¿Por qué? Porque el problema no reside en controlar a las personas.

Para algunas organizaciones, el disponer de métricas directas e indirectas sobre lo que está ocurriendo en las trincheras es solamente un sueño. Así pues, se centran en la productividad, entendiendo productividad como maximizar el número de horas que una persona trabaja.

Cuando algunos alumnos o personas en las organizaciones con las que trabajamos ven Kanban por primera vez, inevitablemente piensan en un nuevo método de microgestión de personas. Y es todo lo contrario.

Sin embargo, ¿Cómo crear el entorno para entender esto?

Protokanban, creando la cultura y evitando la fricción

Protokanban es una herramienta que nos ayuda en este sentido. Sin llegar a limitar el WIP, que sin duda es el paso más difícil en la implementación de cualquier sistema Kanban, nos ayuda a ir cambiando ese prisma de ¿Qué hacen las personas? a ¿Cómo va el trabajo?.

Es un proceso lento que requiere de cierta técnica, en el que al final nos espera el poder empezar a introducir límites WIP y mejorar nuestra capacidad de entregar trabajo, nuestra calidad y la satisfacción de clientes y compañeros.

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Además, permite evitar la fricción de introducir un WIP hasta el último momento responsable, que en el caso de Protokanban, es cuando ya contamos con un flujo claro de trabajo y una visualización del mismo.

Si quieres saber más, mi compañero Nacho publicó un artículo introduciendo Protokanban y sus beneficios. También puedes leer nuestra guía del método kanban en el blog.

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Posted by Jerónimo Palacios Vela

Mi misión es ayudar a mejorar la profesión del desarrollo de software. Soy Professional Scrum Trainer de Scrum.org, Accredited Kanban Trainer de Lean Kanban y facilitador de LEGO® Serious Play. Vivo entre Berlín y Granada. Me encantan la vela y el Rugby

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