Proto-Kanban: Qué es y sus beneficios.

Me gustaría compartir mi experiencia ayudando a empresas en la adopción de Lean Kanban y arrojar un poco de luz de este proceso. Este es el primero de una serie de posts donde hablaré de:

• Proto-Kanban: Qué es y sus beneficios.
• Downstream y cómo ir más allá de Proto-Kanban.
• Upstream, discovery Kanban o Kanban de descubrimiento.
• Cómo encajar al usuario: Upstream, Downstream y Customer Kanban.

Proto-Kanban: Qué es y sus beneficios.

Muchas de las empresas que nos llaman lo hacen con los mismos síntomas:

• La desmotivación de los equipos es alta. Se sienten totalmente desbordados, con fechas imposibles y cambios de dirección constantes.
• Los representantes de negocio y los clientes internos/externos se sienten frustrados. Las fechas de entrega no se respetan y la calidad de los entregables es muy baja.
• El equipo directivo y muchos managers empiezan a pensar que los equipos no están comprometidos o no trabajan lo suficiente.

Tras las primeras conversaciones con el cliente decidimos colaborativamente dónde poner el foco, allí donde podemos aportar más valor. En algunos casos se determina comenzar trabajando en uno o varios equipos implementando Lean Kanban.

Al comenzar el acompañamiento en este nuevo reto, uno de los primeros pasos es facilitar un taller con tres objetivos:

• Introducir el método Kanban. Necesitamos mostrarle al equipo una idea de dónde se quiere llegar y explicar la diferencia entre el Método Kanban y tener un simple tablón. Si quieres saber más sobre el Método Kanban puedes leer nuestra guía aquí.
• Experimentar y comprender cómo un sistema pull pude ayudar a satisfacer la demanda y eliminar la sensación de sobrecarga.
• Explicar el concepto de Proto-Kanban. Llegar a tener un sistema Kanban completo no es algo que se consiga en dos días, y mucho menos en escenarios empresariales de corte tradicional.

Se define Proto-Kanban a un sistema que, sin ser un sistema Kanban completo, ya tiene algunas pautas:

• Visualización de todo el trabajo y sus etapas en un tablero.
• Pueden aparecer ya algunas políticas explícitas o algunas clases de servicio.
• Pueden establecerse también feedback loops: Algunos equipos solo se quedan con la Daily Strandup Meeting. Otros adoptan el Replenishment Meeting, y algunos van más allá y se atreven con retrospectivas.

Proto-Kanban tiene una gran ventaja y es que es poco disruptivo. Uno de los principios de cambio de Kanban es: empieza con lo que tienes; esto es, diseña el sistema para que refleje los procesos actuales, y una vez que lo domines, entonces empieza a mejorarlo colaborativamente. Esto lo convierte en algo más sencillo para comenzar que Scrum, por ejemplo.

Pero si es cierto que, aunque empieces con lo que tienes, existe una gran fricción y resistencia en las empresas a introducir WIP (Work In Progress) limits.  Para superar esta barrera Proto-Kanban ofrece una serie de pasos o estados según la madurez del equipo y de la organización, que te ayudan a ir avanzando:

• Personal Kanban: Un tablero por persona dónde cada uno visualizará su trabajo.
• Personal Kanban agregado: Un tablero para el equipo con una fila para cada personal Kanban de cada miembro del equipo. En este momento aún estamos gestionando personas y no trabajo.
• Team Kanban: Eliminar carriles por persona: Me centro en qué tengo que hacer, pero no en quién lo hace.
• Introducir WIP Limits por persona: Empezamos a gestionar trabajo y no a las personas.

Proto-Kanban tiene una serie de quick-wins que lo hacen muy potente:

• Al tener la visualización de todo el trabajo, se toman mejores decisiones.
• Una mentalidad pull obtiene mejores resultados, priorizan acabar el trabajo antes de empezarlo (start stopping, stop starting).
• Se generan conversaciones alrededor del trabajo que antes eran imposibles como cómo organizarse para responder a un deadline.
• Se empiezan a medir y tener gráficas del sistema:
  • Lead time: Tiempo desde que nos comprometemos a tener una tarea hasta que la entregamos.
  • Cycle time: Tiempo que la tarea está desarrollándose.
  • Tasa de entrega: Cantidad de ítems entregados en unidad de tiempo.

En el siguiente post entraremos más a fondo en estas métricas y cómo mejorarlas.

Me gustaría compartir nuestra última experiencia con Proto-Kanban. El escenario es una multinacional con una estructura jerárquica fortísima donde la relación con los jefes es de pánico. Una cultura empresarial basada en micromanagement y donde la comunicación entre equipos y hacia las personas que solicitan el trabajo es inexistente. Además, cada miembro del equipo trabaja de forma aislada a sus compañeros y nadie tiene tiempo de ayudar a nadie.

Cuando el equipo con el que arrancamos la transformación empezó a trabajar con Proto-Kanban, ocurrió un hecho que jamás se había dado en esta empresa. Llegó una petición urgente con fecha de entrega en una semana y…

Primer cambio: Al tener una visualización de todo el trabajo en el tablón, en la Daily Standup Meeting pudieron hablar como equipo basándose en la situación real actual.

Segundo cambio: Se dieron cuenta de que no llegaban si solo una persona cogía la tarea, de manera que la desglosaron en tareas más pequeñas y vieron cómo podrían organizarse para cumplir con la petición.

Tercer cambio: Cuando vieron que aun así no llegaban, decidieron llamar a la persona de su sede central que había realizado la petición. Esto parece algo básico pero nunca había ocurrido en la compañía. Le preguntaron algo de sentido común pero muy poderoso. ¿Qué parte de esta tarea es fundamental para ti, y qué parte puede esperar?

Cuarto cambio: Negociaron con el peticionario y llegaron a un acuerdo de mínimos necesario, que sí se entregó en en una semana.

Conclusión: Por primera vez una tarea urgente cumplió un deadline, el equipo se organizó para alcanzarlo y el representante de negocio estaba feliz.

Al compartir todo esto no pretendo crear una guía que se pueda usar en cualquier equipo o en cualquier situación. Simplemente intento arrojar un poco de luz sobre Proto-Kanban y en qué casos puede funcionar compartiendo nuestra experiencia.

Si quieres saber más sobre mentalidad pull y diferencias entre Proto-Kanban y Método Kanban, puedes asistir a nuestro primer día de la Kanban Week, el TKP (Team Kanban Practitioner)

En el siguiente post hablaré de qué problemas no soluciona Proto-Kanban y cómo seguir avanzando hacía el Método Kanban.

Aquí puedes leer más sobre patrones de madurez de Kanban de la mano del tito Anderson.

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