Kanbanize como herramienta de equipo

Desde hace pocos meses estamos trabajando con Kanbanize como herramienta de equipo en la que contamos con varios tableros. Si has trabajado alguna vez con un tablero Kanban entenderás los beneficios que este puede tener. Pero si además el equipo no trabaja en una misma localización física, los beneficios se multiplican.

No es la primera vez que trabajo con un equipo que está disperso en la geografía española. Pero si la primera vez en la que hago tantas cosas distintas y cada vez con un compañero diferente. Así que para mi está siendo una herramienta fundamental. Me ayuda a mantener conversaciones con los compañeros sobre el trabajo que llevo con cada uno de ellos. Así como hacer el seguimiento de tareas que llevamos a medias.

Puede que lleves años trabajando con un tablero y que todavía existan cosas de Kanban que no sepas. Algunas herramientas como Kanbanize te ayudan a simplificar mucho la parte de las métricas y las políticas explícitas.

Subiendo de nivel

Trabajando en desarrollo de software y conociendo el mundo Agile, todos hemos tenido alguna aventura con un tablero Kanban. La mayoría de nosotros empezamos de forma parecida. Necesitamos los tres estados básicos: «Por hacer», «En progreso» y «Hecho». Pero después de mover varias veces una tarjeta hacia atrás, te das cuenta que te falta algún estado que otro. Puede que quizás necesites una columna solo para «Test». Quizás tu empresa trabaja por silos y necesitas una de «En espera». Tal vez el problema no lo hayáis encontrado en esa parte, sino en la previa. Ahora te falta un filtro antes de tu columna de «por hacer» porque sino, entra cualquier cosa. Cada equipo es diferente, pero puedes seguir estos cinco pasos para empezar y luego ir subiendo el nivel.

Si te sientes identificado con algunos de estos casos, te queda mucho por hacer. Pero no te desanimes porque la parte más importante, empezar a hacer, ya la tienes. Veamos, si crees que te falta información, te dejo por aquí nuestra guía. Y si ya te la has leído y crees que necesitas más, el curso de Team Kanban Practitioner es perfecto para ti. Podrás aprender y practicar con Proto-Kanban, que es como mejor se aprende.

En nuestro caso, hemos empezado a usar el nivel de Portfolio en nuestro tablero Kanban. Así tenemos de un solo vistazo los proyectos más grandes a los que le estamos dedicando más esfuerzo o número de tareas. De esta forma estamos elevando el tablero a un nivel superior donde podremos gestionar los proyectos. Nuestra amiga Loreta, de Kanbanize nos cuenta mejor la parte de Portfolio:

¿Qué es Portfolio Kanban?

Tu organización está usando el método Kanban y le sirve muy bien a los equipos. Todos han establecido un flujo de trabajo sano y ya no teneis problemas con la comunicación o con los complejos proyectos con plazos estrictos. ¿Pero cómo llevar esta eficiencia al nivel empresarial? Con el Portfolio Kanban puedes hacer la entera organización ágil como cada equipo.

 

La diferencia entre Team Kanban y Portfolio Kanban

La diferencia principal entre el Portfolio Kanban y el Team Kanban es que las tarjetas en tu Portfolio tablero son «padres» de una o más tarjetas Kanban que viven en tu Team tablero. Idealmente, el estado de la tarjeta Kanban primaria se actualiza automáticamente según el estado de cada una de las tarjetas Kanban hijas.

“El Portfolio Kanban es un método holístico que tiene como objetivo mejorar la capacidad de la organización de entregar mediante la aplicación de principios de visualización, limitación del trabajo en proceso y la gestión del flujo a nivel del sistema.”

El método se puede implementar en un tablero físico o digital, aunque la automatización se puede hacer muy fácilmente si estás usando software específico para Kanban. El Portfolio Kanban asegura que los objetivos estratégicos de la organización se transmitirán correctamente a través de la jerarquía y cada uno trabaja sobre las tareas más importantes.

Por ejemplo, el carril Portfolio en Kanbanize se ve así:

Portfolio Kanban al nivel de Proyecto/Producto

La mejor opción en el nivel Proyecto/Producto es dividir el proyecto en MMF (características mínimas comercializables), luego descomponerlas en tareas de equipo y dejar que los equipos las saquen a una velocidad sostenible. Esto significa que sólo comenzarán a trabajar en un nuevo elemento MMF cuando se haya terminado otro. Así se asegura de que ningún elemento MMF se quede atascado y las posibilidades de éxito son mucho mayores. ¿Pero cómo rastrear todo eso y cómo saber si vas a lograrlo?

Aquí es donde entra en juego el Portfolio Kanban. Si tienes un equipo pequeño, el carril Portfolio, del que hablamos, será suficiente. Si necesitas un control más detallado, tendrás que emplear un Portfolio Kanban tablero dedicado. Ese tablero solo contendrá archivos MMF, que se dividirán en historias de usuarios que vivirán en separados Team Kanban tableros.

Para que no perdamos la conexión de las tareas, es muy importante de crear enlaces entre ellas y indicar cual es la tarjeta ‘padre’ y cuál es la tarjeta ‘hija’.

Portfolio Kanban al nivel CxO

Como habrás adivinado, el mismo modelo se puede replicar en el nivel C estratégico. Cuando un CEO ha definido la estrategia de la compañía, ella se puede dividir en iniciativas estratégicas. Las iniciativas estratégicas se pueden dividir en programas / proyectos / MMF, etc. (según el tamaño de la empresa).

El Portfolio Kanban nos permite a imponer límites del trabajo en curso al nivel superior. De esta forma priorizar iniciativas estratégicas y distinguir tareas de menor importancia. También la directiva puede obtener una imagen del todo el trabajo de los diferentes equipos de un vistazo.

En Resumen

El Portfolio Kanban es una forma de utilizar los principios y prácticas de Kanban para mejorar las capacidades de entrega de la organización. Conecta todos los equipos en un flujo de trabajo consistente. Nos permite utilizar con más eficiencia el método de planeamiento Hoshin Kanri, imponer límites de trabajo en curso en toda la organización. También asegura que la estrategia se ha transmitido a través de los diferentes niveles.

Si te interesa leer más, puedes dar un vistazo a los recursos de Kanbanize – Kanban software que soporta una implementación madura del método.