Taller Retrospectiva, aprendiendo a mejorarlas

Siempre he entendido la retrospectiva como el evento más importante para cualquier equipo que quiera mejorar. En Scrum, todos los eventos que se describen son necesarios, tienen un por qué y un para qué muy definidos. En Lean Kanban ocurre exactamente lo mismo con sus siete cadencias. En cualquier práctica ágil en la que se trabaje por equipos, la retrospectiva sigue siendo el foco central de la evolución de estos.

· Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas.
· A intervalos regulares el equipo reflexiona sobre cómo ser más efectivo para a continuación ajustar y perfeccionar su comportamiento en consecuencia.
Agile Manifesto

No considero que hacer bien una retrospectiva sea algo fácil. Al fin y al cabo, estamos hablando de personas, de sus capacidades, conocimientos y emociones. En este evento también tratamos las herramientas, los procesos y la calidad, pero me gustaría centrarme en la primera parte.

Aprender practicando

Una de las cosas que tengo más clara desde que trabajo en Jerónimo Palacios & Associates es que la mejor forma de aprender es haciendo. La práctica hace al maestro, pero aunque hayas estudiado mucho sobre algo, hasta que no experimentas con ello, no lo aprendes de verdad. Creo que es una de esas cosas que se aprenden por trabajar en una empresa como esta. Todos nosotros lo tenemos ya muy interiorizado y siempre proponemos hacer más dinámicas todas nuestras formaciones.

La segunda clave que aprendes gracias a como trabajamos en la empresa es saber adaptarse. Creo que nunca había adaptado el contenido de un taller o una conferencia en un tiempo tan corto como lo he podido hacer aquí. Y el taller de retrospectivas fue destacable por ello. Incluso durante el propio taller fuimos adaptando partes.

Existen muchos tipos de retrospectiva: de iteración, de final de proyecto, de escalado de producto…etc. También un sinfín de dinámicas para retrospectivas que pueden hacer que cada una de ellas sea original, diferente, entretenida. Pero una retrospectiva no tiene ese fin, debe ser útil, así que lo primero será plantear un objetivo. ¿Qué quieres conseguir?

Una retrospectiva en tiempo record

Nos propusieron hacer un taller de retrospectivas y nos pareció fantástico. Hasta que nos pusimos a pensar sobre lo que queríamos conseguir. Decidimos llevar la importancia de la práctica a la parte del taller. Para ello necesitábamos que hubiera un número de personas máximo y unos requisitos para el espacio que íbamos a usar. A lo largo de la semana previa, esto cambió tres veces y tuvimos que replantearlo todo para que funcionase como queríamos. Creo que fue lo más difícil de todo, plantear de forma práctica y experimental nuestra idea.

Una vez aclarado, nos quedamos con lo que queríamos que los asistentes se llevaran. Y es una parte muy importante que cuesta mucho aprender de otra manera: Experiencias.

Mi compañero tuvo una idea genial así que para poder hacer los grupos decidimos crear una empresa imaginaria y realizar una retrospectiva de empresa. Así nació LA Corporation. Originalidades aparte, Alberto preparó un storytelling brutal. Todos los asistentes se convertían en empleados de la empresa y participaban en esta retrospectiva anual. El objetivo era mejorar las retrospectivas que se hacen en los diferentes equipos de la empresa.

En el taller entraron 36 personas, que era nuestro máximo. Así que organizamos el trabajo por equipos para poder hacerlo más participativo y también más rápido a la hora de seleccionar temas.

Tras preparar equipos de seis, facilitamos una pequeña dinámica para que los miembros del equipo se conocieran un poco e hicieran equipo. La idea principal era que se tratasen una serie de casos concretos por equipo. Cada equipo debía preparar un solo caso de retrospectiva complicada que quisiera que toda la empresa tratara. Para ello debatían y rellenaban una ficha con la propuesta que después votarían entre todos los equipos. Después se compartía para que otros equipos pudieran también dar su visión y aportar sus experiencias.

El resultado del taller

Tras debatir entre todos los asistentes los dos casos y las propuestas de cada equipo, se generaron una serie de conversaciones que abrían un debate tras otro. En el cierre del taller destacamos los “puntos estrella” a la hora de organizar una retrospectiva y resumimos los puntos más importantes:

• Timebox – controlarlo para conseguir que la experiencia sea efectiva y no se haga pesada.
• Objetivo – la clave antes de organizar la retrospectiva. Sin un objetivo no es más que una reunión de personas que trabajan juntas.
• Revisión del progreso – la base de la mejora continua, comprobar qué propusimos anteriormente y si nos ha servido o hay que hacer algo distinto.
• Generar experimentos – sin ellos no podremos saber si algo que queremos cambiar nos funcionará.

Debido al espacio, tuvimos que adaptar algunas partes del taller que exigían movilidad. El resultado fue muy bueno, ya que pudimos tratar los dos casos más votados. Primero entre tres equipos cada caso. Después, puesta en común donde surgieron muchas más opciones que pudieron dar pistas al resto de asistentes.

Personas y relaciones

Curiosamente, los casos más votados tienen que ver con personas y relaciones. Estamos hablando de entornos complejos. Si además son equipos de personas con perfiles muy distintos, empezamos a hablar también de un entorno complicado. Para entender bien esta parte de los sistemas complejos, la matriz de Stacey siempre ayuda:

Experiencias ricas para todos

Seguimos aprendiendo, siempre. Experimentar es lo mejor que podemos hacer para aprender más rápido y mejor. Pero no hay que olvidar que el entorno debe ser seguro. En el caso de las retrospectivas, es muy importante no olvidar que es el evento más complejo y complicado. Conseguir buenos resultados cuando se trata de cambiar mentalidades, hablar de sentimientos, tratar emociones… Es una de las cosas más difíciles que he experimentado en equipos.

Nuestro experimento nos ha hecho aprender a acotar el contexto sobre el que vamos a hacer un taller. Algo que nos resultó muy complicado fue no saber el aforo ni las expectativas de un tema tan amplio. En futuras ocasiones deberíamos ser nosotros quienes pusiéramos los límites y se informase a los asistentes antes de inscribirse. Para que de esta forma que puedan tener más claro a dónde van y a qué van.

Este tipo de talleres, nos ayudan a empatizar, a ver la otra cara de la moneda y otras formas de pensar, son una parte muy bonita del aprendizaje. ¡Gracias por el feedback a los que pudisteis asistir! Es la mejor forma que tenemos de seguir mejorando.